Cómo hacer copias de seguridad automáticas para sobrevivir datástrofes ~ Bioblogia.net

28 de mayo de 2015

Cómo hacer copias de seguridad automáticas para sobrevivir datástrofes

blue screen of death

La semana pasada, dos colegas del departamento sufrieron sendas datástrofes, por distintos motivos:

Uno borró por error el archivo que estaba copiando. El típico dedo tonto que quiere pulsar cancelar, pero acaba involuntariamente aceptando “reemplazar el archivo existente”.

Le escuché jurar en arameo desde el otro extremo del pasillo; al parecer el archivo damnificado era un Excel en el que había estado trabajando toda la semana.

Al protagonista de la otra datástrofe no lo conozco personalmente (este departamento es muy grande), pero su desgracia me llegó a través del email en forma de aviso de seguridad: Habían robado un portátil de un despacho y recomendaban a todo el mundo cerrar con llave y avisar de cualquier desconocido sospechoso.

Estos casos demuestran que es muy fácil perder datos importantes cuando menos te lo esperas. Y seguro que tú conoces muchos otros...

Si alguien me robara mañana el portátil y yo no tuviera copias de seguridad, probablemente me acurrucaría en un rincón en posición fetal y sollozaría un rato. Luego dejaría la Ciencia y montaría un remolque-restaurante para vender Spanish Tapas junto al río Colorado (hmm... quizá debería dejar que me robasen el portátil).

Afortunadamente, hace tiempo que organicé un sistema para que sucesos como éstos no me pillen desprevenido. No sé si es el mejor sistema, pero me gusta, sobre todo, por estas dos razones:

  1. Protege mi progreso diario
  2. Lo hace sin que yo tenga que recordarlo
Lo comparto contigo a ver qué opinas:

Sistema automático de copias de seguridad


Ingredientes necesarios:

- Espacio virtual en la Nube: Una cuenta en Dropbox/Copy/Drive/One...
- Este programa gratuito: Cobian Backup 

¿Qué espacio virtual escoger? 

Hay muchos y cualquiera vale, depende un poco del tamaño de los archivos que quieras asegurar.

Lo bueno es que puedes usar varias de estas plataformas virtuales al mismo tiempo y, sumándolas, puedes llegar a obtener bastante espacio gratis.

El truco está en organizarse :)

Por ejemplo, yo uso Dropbox, Copy, Mediafire y Google Drive, cada uno para distintas cosas, dependiendo del espacio disponible y las características de cada uno:

Dropbox 

Espacio gratuito: 2 Gb + Bonus* 
*(Si te lo bajas desde aquí nos dan a ambos 500 Mb extras de espacio)

Dropbox es quizá la plataforma más famosa. Como es la que todo el mundo conoce y todos saben más o menos como utilizarla, es la que uso para colaborar.

Para cada nuevo proyecto creo una carpeta, que comparto con mis coautores, y en esa carpeta vamos añadiendo las distintas versiones de los manuscritos, las bases de datos, los análisis, las gráficas...



Copy

Espacio gratuito: 15 Gb + Bonus* 
*(Si te lo bajas desde aquí nos dan a ambos 5 Gb extras de espacio)

Copy funciona de forma similar a Dropbox, con algunas diferencias. La más patente es que de entrada ya te da 20 Gb de espacio, así que es la plataforma donde guardo mis copias de seguridad más grandes.

(Actualización: Copy deja de ofrecer sus servicios el 1 de Mayo, así que toca buscar alternativas...¡Una lástima! dYo ahora uso una cuenta de Box que me da la Universidad aquí en Texas, pero si no te convence puedes probar por ejemplo pCloud MEGA)

Mediafire 

Espacio gratuito:  10 Gb + Bonus*
*(2 Gb más por instalar el programa y 1 Gb por cada amigo que recomiendes).

Esta plataforma está optimizada para compartir archivos multimedia: fotos, videos, música... Yo la utilizo principalmente para guardar una copia de las fotos "buenas".

Google Drive 

Espacio gratuito: 15 Gb (Hasta 30 Gb usando google apps)

Drive lo uso para archivos que quiero tener a mano: Tarjetas de embarque, burocracia general no muy importante, proyectos colaborativos con amigos...
Me viene muy bien porque uso Gmail como correo principal. La verdad es que uso casi todas las aplicaciones de Google... Me temo que si un día a Google le pasa algo, será otra razón para dedicarme a las Spanish Tapas.

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Éstas son las plataformas que uso yo a día de hoy, pero hay muchísimas más. Si te organizas bien, te puedes hacer con varios centenares de Gb de espacio virtual donde guardar tus copias de seguridad.

Y ahora te contaré cómo programo mis copias de seguridad (¡se agradecen consejos y comentarios!)

Vamos al lio paso a paso...

1. 

Ya tenemos espacio virtual y hemos instalado Cobian Backup. Ahora vamos a decirle a Cobian qué archivos copiar y dónde guardar las copias de seguridad. Para ello abrimos el programa y pinchamos en Nueva Lista. En el archivo que se crea se guardarán las instrucciones de nuestra copia de seguridad.



2. 

Después pulsamos en el símbolo + (o en el menú Tarea=> Nueva Tarea) para crear nuestra primera copia de seguridad. Para este ejemplo yo voy a escoger una carpeta que contiene datos muy importantes (aunque sólo me importen a mí...).
Mi tesis.



3. 

En tipo de respaldo puedes escoger cómo hacer tu copia de seguridad. Si tienes espacio suficiente, la opción más segura y más fácil de recuperar es el tipo de respaldo completo. 

Sin embargo, un respaldo completo puede tardar bastante en realizarse y probablemente requiera más espacio del que disponemos. Por eso yo uso el modo Incremental, que únicamente copia los archivos que se han modificado desde la anterior copia.

Así, si por ejemplo un día trabajé en un artículo concreto de mi tesis, ese día sólo se haría una copia de los archivos en los que estuve trabajando, y no se harían copias del resto de la enooorme carpeta de la tesis.

4. 

En la pestaña Archivos, en el recuadro superior (Fuente) escogemos la carpeta de la que queremos hacer una copia.


En el recuadro inferior (Destino), seleccionamos el lugar donde vamos a guardar la copia de seguridad. En mi caso, escojo la carpeta que se sincroniza con la plataforma Copy, ya que ahí tengo más espacio.

Para saber dónde está la carpeta de Copy, podemos hacer click con el botón derecho en el acceso directo de Copy en Favoritos y pulsamos en Propiedades.



5. 

Hacemos click ahora en Horario y escogemos Diaria, para hacer una copia de seguridad cada día. Por ejemplo a las 17:30h.



6. 

Ahora vamos a la pestaña Dinámica. Aquí le decimos a Cobian que guarde una copia completa (Copias completas a guardar=1) cada semana. Luego escogemos el día que queremos hacer la copia completa, por ejemplo los viernes:




7. 

En la pestaña Archivo podemos escoger si queremos que Cobian comprima la copia de seguridad para que ocupe menos. También podemos decidir si queremos encriptarla. Yo no lo considero necesario, pero depende de la situación de cada uno.



Cobian nos permite organizar múltiples pijadas más (como excluir ciertos archivos de la copia, o hacer que se ejecuten otros programas antes o después de efectuar la copia, apagar el ordenador al finalizar...) pero lo más importante ya está:

Mi tesis está ahora protegida contra datástrofes.

Bueno, casi.

Hay dos reglas de oro de las copias de seguridad

Son reglas que nacieron para compensar la Ley de Murphy.

La primera regla es no tener sólo una copia de seguridad. 

¿Y si falla tu única copia en Dropbox? ¿O si se arruina Copy?
 Si algo puede fallar... fallará. Mejor dos copias. O tres!

La segunda regla es no tener todas las copias de seguridad en el mismo lugar.

Porque Murphy es mucho Murphy... ¿Y si necesitas rescatar un archivo, pero no funciona la conexión a internet?

Para cumplir las dos reglas de oro, cada fin de semana intento acordarme (esto ya no es tan automático), y conecto en casa un disco duro externo* al ordenador para hacer otra copia de seguridad. *Vínculo patrocinado, ¡invita al Bioblogo a un café comprando en Amazon!

La copia la preparo de la misma manera que os he contado arriba y la tengo programada para los domingos. Pero como los horarios de mis fines de semana varían mucho, ejecuto manualmente  la copia cuando me acuerdo de conectar el disco duro externo. Para ello, selecciono la tarea que quiero ejecutar, y le doy al botoncito del play.



Con un poco de suerte, con estas precauciones nunca perderé mis datos y podré seguir trabajando en Ciencia. Aunque así los vecinos de mi ciudad nunca podrán probar mis deliciosas Spanish Tapas...

Y hasta aquí mi sistema de protección de datos. ¿Qué opinas? ¿Cómo crees que lo podría mejorar? ¿Usas tú un método distinto?



6 comentarios :

Nacho García dijo...

Buff, yo tengo pendiente optimizar mis copias de seguridad... Tengo una buena provisión de espacio en la nube, pero no lo tengo estandarizado. Está bien eso del Cobian Backup... Buscaré algo similar para mi mac :p

Anónimo dijo...

friki, datastrofe dice...

Anónimo dijo...

Como que friki, subnormal! es un inofrmatico de los buenos, ni chema alonso tt

Anónimo dijo...

Que dices tu de friki tontoooo , que traigo a la clase de SMX-2 i te partimos las piernas .

Anónimo dijo...

nacho, rey, del orgullo gay, manos al culo q tiene sexo duro y no tiene seguro sexual

Anónimo dijo...

Anonimo, no vayas de subidito que te meto un DNS que flipas tonto , que te deniego el permiso de usuario y no vuelves a entrar a tu pc en la vida.

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